Gestisci l’account di Amazon WorkDocs con la Dashboard

Gestisci l’account di Amazon WorkDocs con la Dashboard

La dashboard di amministrazione consente la gestione di Amazon WorkDocs ed è disponibile per gli amministratori nell’applicazione Web Amazon WorkDocs.

Per accedere alla dashboard di amministrazione aprire l’applicazione web Amazon WorkDocs per il tuo sito e scegli Administration nel pannello di controllo utente. La dashboard di amministrazione è diversa a seconda che si stia utilizzando una directory in cloud o una connected directory.

In questo tutorial approfondiremo tutte le funzionalità presenti sia in una directory in cloud che in una connected directory.

Inizieremo ad approfondire le tipologie di utente e ruoli, per poi passare ai ruoli, autorizzazioni e sharing.

Nella seconda parte vedremo:

  • Directory in cloud
  • Connected Directory
  • Recupero file e Sospensione cancellazione definitiva

Tipi e ruoli utente di Amazon WorkDocs

Amazon WorkDocs riconosce i seguenti ruoli utente ed è possibile modificarli da profilo utente:

  • Administrator: utente a pagamento che ha privilegi amministrativi per l’intero sito, compresa la gestione degli utenti e la configurazione delle impostazioni del sito.
  • Power user: utente a pagamento a cui può essere assegnato un set speciale di privilegi da parte dell’amministratore.
  • User: utente a pagamento, può salvare i file e collaborare con gli altri in un sito Amazon WorkDocs.
    Guest user: utente non a pagamento che può solo visualizzare i file. Gli utenti ospiti possono passare al livello un utente, utente esperto o un amministratore.

Nota
L’operazione di modificare il ruolo di un Guest user in uno degli altri tre ruoli non può essere annullata.
Inoltre, Amazon WorkDocs definisce anche i seguenti tipi di utente:

WS User, è un utente di Amazon WorkSpaces che può:

  • Avere accesso a tutte le funzionalità di Amazon WorkDocs;
  • Usufruire di 50 GB storage (può pagare per l’aggiornamento a 1 TB);
  • Avere nessun addebito mensile.

Upgraded WS User è un utente di Amazon WorkSpaces che ha ricevuto un upgrade, e può:

  • Avere accesso a tutte le funzionalità di Amazon WorkDocs;
  • Usufruire di 1 TB Storage predefinito (spazio di storage aggiuntivo disponibile a tariffe pay-as-you-go);
  • Pagare a tariffa mensile.

Amazon WorkDocs User è un utente Amazon WorkDocs attivo che non dispone di un ambiente di lavoro Amazon WorkSpaces assegnato, e può:

  • Avere accesso a tutte le funzionalità di Amazon WorkDocs;
  • Usufruire di 1 TB storage predefinito(spazio di archiviazione aggiuntivo disponibile su base pay-as-you-go);
  • Pagare a tariffe mensili.

Autorizzazioni per la condivisione Amazon WorkDocs

Con Amazon WorkDocs è possibile controllare l’accesso a cartelle e file attraverso la concessioni dei permessi. Le autorizzazioni sono applicate in base al ruolo dell’utente.

I ruoli per l’uso delle cartelle sono i seguenti:

  • Folder owner: è il proprietario della cartella o del file.
  • Folder co-owner: un utente o un gruppo che il proprietario designa come comproprietario della cartella o del file.
  • Folder contributor – ha condivisa una cartella, senza accesso limitato.
  • Folder viewer: ha condivisa una cartella, ma un accesso limitato (solo visualizzazione).

I ruoli per l’uso dei file sono:

  • Folder owner: il proprietario del file.
  • Co-Owner: un utente o un gruppo che il proprietario designa come comproprietario del file.
  • Contributor: qualcuno a cui è stato richiesto un feedback sul file.
  • Viewer: ha condiviso un file, ma un accesso limitato (solo visualizzazione) al file.
  • Anonymous viewer: un utente non registrato, può visualizzare un file che è gli stato condiviso con collegamento esterno. Se non diversamente specificato ha le stesse autorizzazioni del Viewer.

Autorizzazioni cartella condivisa

Per le cartelle condivise Amazon WorkDocs mette a disposizione queste autorizzazioni:

  • View: visualizza i contenuti di una cartella condivisa.
  • View sub-folder: visualizza una sottocartella.
  • View shares: visualizza gli altri utenti con cui è condivisa una cartella.
  • Add sub-folder: per aggiungere una sottocartella.
  • Share: per condividere la cartella principale con altri utenti.
  • Revoke share: per revocare la condivisione della cartella principale.
  • Delete sub-folder: per eliminare una sottocartella.
  • Delete top-level folder: per eliminare la cartella condivisa di primo livello.

tutorial amazon workdocs schermata 1

Autorizzazioni per i file

Amazon WorkDocs definisce le seguenti autorizzazioni per i file che non si trovano in una cartella condivisa:

  • View: per visualizzare un file.
  • Delete: per eliminare un file.
  • Annotate: per aggiungere feedback a un file.
  • View Shares: per visualizzare gli altri utenti con cui è condiviso un file.
  • View Annotations: per visualizzare i feedback da altri utenti.
  • View Activity: per visualizzare la cronologia delle attività di un file.
  • View Versions: per visualizzare le versioni precedenti di un file.
  • Download- Download a file: per scaricare file condivisi può essere consentita o negata nelle proprietà del file.
  • Prevent Download: per impedire il download di un file.
  • Upload: per caricare nuove versioni di un file.
  • Share: per condividere un file con altri utenti.
  • Revoke Sharing: per revocare la condivisione di un file.

Tutorial amazon workdocs schermata 3

Autorizzazioni per file condivisi

Le autorizzazioni seguenti sono quelle definite da Amazon WorkDocs per i file di una cartella condivisa:

  • View: per visualizzare un file in una cartella condivisa.
  • View Shares: per consentire di visualizzare gli altri utenti con cui è condiviso un file.
  • Download: per scaricare un file.
  • Annotate: per aggiungere feedback a un file.
  • View Annotations: per visualizzare il feedback da altri utenti.
  • View Activity: per visualizzare la cronologia delle attività di un file.
  • View Versions: per visualizzare versioni precedenti di un file.
  • Upload: per caricare nuove versioni di un file.
  • Delete: per eliminare un file in una cartella condivisa.
  • Prevent Download: per impedire il download di un file. E’ un’autorizzazione predefinita per i file nella cartella.
  • Share: per condividere un file con altri utenti.
  • Revoke Sharing: per revocare la condivisione di un file.
  • Private Comments: visibilità di tutti i commenti privati ​​per un documento.

Tutorial amazon workdocs 1

Sharing con Amazon WorkDocs

Amazon WorksDocks offre diverse modalità per la condivisione dei contenuti. Qui di seguito un elenco.

  • Share a Link. Consente agli utenti di copiare e condividere rapidamente con colleghi e partner esterni all’interno e all’esterno dell’organizzazione link ipertestuali ai contenuti archiviati in Amazon WorkDocs. I link condivisibili possono essere configurati in modo da consentire l’accesso esclusivamente ai membri del sito o a chiunque su Internet. I link con accesso ai membri del sito possono essere configurati per la visualizzazione e il commento, invece i link accessibili da chiunque sono limitati alla sola visualizzazione. Chi ha un’autorizzazione alla sola visualizzazione non può eseguire altre operazioni, mentre l’autorizzazione per il commento permette di commentare e di aggiornare o eliminare.
  • E’ possibile controllare quali utenti possono creare link per la condivisione con il pubblico. Per impostazione predefinita, tutti gli utenti gestiti hanno questa abilitazione. Per modificare questa impostazione, selezionare Administration, Security, Change e quindi scegliere una delle seguenti opzioni:
    No public sharing: la possibilità di creare link pubblici è disabilitata per tutti gli utenti del sito.
    All managed users can share publicly: la possibilità di creare link pubblici è abilitata per tutti gli utenti del sito.
    Only power users can share publicly: la possibilità di creare link pubblici è limitata ai soli utenti.
  • Share by invite. Permette all’utenza di condividere file di cartelle con altri. Gli utenti invitati ricevono in automatico un e-mail di invito che notifica la condivisione del file. Basta cliccare sul link nell’e-mail per aprire il file condiviso. Gli utenti possono condividere file e cartelle con altri membri del sito o con utenti esterni.
  • La condivisione esterna consente agli utenti gestiti di un sito Amazon WorkDocs di condividere file e cartelle e collaborare con gli utenti esterni senza incorrere in costi aggiuntivi. Se la condivisione esterna è abilitata, gli utenti possono digitare l’indirizzo e-mail dell’utente esterno con cui vogliono condividere e impostare le autorizzazioni di condivisione appropriate. Quando vengono aggiunti utenti esterni, le autorizzazioni sono limitate alla sola visualizzazione. Gli utenti esterni ricevono una e-mail di notifica con un link al file o alla cartella condivisi. La scelta del link indirizza gli utenti esterni al sito, dove possono inserire le credenziali per accedere ad Amazon WorkDocs. Possono vedere il file o la cartella condivisi in Shared with me.
  • I proprietari dei file possono modificare le autorizzazioni di condivisione o rimuovere l’accesso per l’utenza esterna in qualsiasi momento. La condivisione esterna per il sito deve essere abilitata dall’amministratore del sito affinché gli utenti gestiti possano condividere il contenuto con utenti esterni. Per permettere agli utenti guest di contribuire o di essere comproprietari, bisogna che l’amministratore del sito aggiorni il loro livello a quello di utente.
  • Per impostazione predefinita, la condivisione esterna è attivata e tutti gli utenti possono invitare utenti esterni. Per modificarla: seleziona Administration, Security,Change, e quindi scegli una delle seguenti opzioni:
    Only administrators can invite new external users.
    All managed users can invite new external users. (selezionata di default)
    Only power users can invite new external users.

Amazon WorkDocs Cloud Directories

Nella dashboard di amministrazione di Amazon WorkDocs è possibile gestire i seguenti contenuti per la cloud directories:

  1. Storage
  2. Sicurezza
  3. Utenza della directory cloud

1. Storage
Nella sezione Storage, puoi specificare la quantità di spazio di storage che i nuovi utenti riceveranno.
Per modificare l’impostazione, selezionare Change nella sezione Storage. Nella finestra di dialogo Storage Limit, specificare si intende offrire spazio di storage illimitato o limitato al singolo utente. L’impostazione riguarda esclusivamente gli utenti che vengono aggiunti dopo aver modificato le impostazioni. Questo non cambia la quantità di memoria allocata agli utenti esistenti.

2. Sicurezza
Nella sezione Security, è possibile specificare le impostazioni per lo share a persone esterne all’organizzazione e quelle per invitare nuovi utenti in cloud.

Impostazione Share con persone esterne all’organizzazione

Specificare se gli utenti possono inviare link di visualizzazione di file a persone esterne all’organizzazione. E’ possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

  • Users can send external view links to anyone. Gli utenti possono inviare link ad esterni all’organizzazione.
  • Users can invite new people from a few specific domains by sharing files or folders with them. Gli utenti possono inviare link a membri di domini specificati con i quali possono condividere cartelle e file.
  • Users cannot send external view links. Gli utenti non possono inviare link di visualizzazione agli utenti esterni all’organizzazione.

Impostazioni per invitare nuovi utenti

Scopri come gli utenti possono invitare nuovi utenti all’organizzazione in cloud, se possibile. Per una directory cloud, è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

  • Users can invite new people from anywhere by sharing files or folders with them. Gli utenti possono invitare nuove persone al di fuori dell’organizzazione condividendo con loro file o cartelle.
  • Users can invite new people from a few specific domains by sharing files or folders with them. Gli utenti possono invitare nuove persone dai domini specificati con loro condividendo file o cartelle.
  • Only administrators can invite new users. Gli utenti non possono invitare nuovi utenti.

3. Utenti cloud directory
Nella sezione Manage Users per la cloud directory, è possibile svolgere le seguenti attività:

  • Invitare nuovi utenti
  • Modificare utenti
  • Eliminare utenti

Invitare nuovi utenti

Per cloud directory, è possibile invitare nuovi utenti ad entrare nella directory, per farlo procedere come segue.

  1. Nella sezione Manage Users, selezionare Invite Users.
  2. Nella finestra di dialogo Invite Users, implementare il campo Who would you like to invite con l’indirizzo email della persona che si desidera invitare, quindi scegliere Enter. Ripetere l’operazione per ogni persona che si desidera invitare.
  3. E’ possibile inserire un oggetto e un messaggio, quindi scegliere Send. Ogni destinatario riceverà l’e-mail di invito con le istruzioni per creare un account Amazon WorkDocs.

Modifica utenti

È possibile modificare le impostazioni per un utente esistente cliccando sull’icona della matita posta accanto al nome dell’utente.
Nella finestra di dialogo Edit User, è possibile cambiare:

  • First Name: il nome dell’utente.
  • Last Name: il cognome dell’utente.
  • Status: lo stato attivo o inattivo dell’utente.
  • Role: il ruolo dell’utente: user o administrator. E’ possibile anche eseguire l’upgrade o il downgrade di un utente a cui è assegnato un ambiente di lavoro di Amazon WorkSpaces.
  • Storage: specificare il limite di storage per un utente esistente.

Elimina utenti
Utilizzando la dashboard di gestione di Amazon WorkDocs, è possibile eliminare solo un utente cloud che ancora non ha creato il suo account Amazon WorkDocs. Per eliminarlo, selezionare l’icona del cestino posta accanto al nome dell’utente.

Non è consigliabile eliminare utenti registrati. Invece, è cosnigliato disattivare gli utenti, in modo che non abbiano accesso al tuo sito Amazon WorkDocs. Bisogna avere almeno un utente attivo per il sito Amazon WorkDocs. Se si desidera eliminare l’intera utenza, è necessario eliminare l’intero sito Amazon WorkDocs.

Connected Directory Amazon WorkDocs

Nel dashboard di amministrazione per una connected directory, è possibile gestire:

  • Storage
  • Sicurezza
  • Utenza della connected directory

Storage
Nella sezione Storage, è possibile specificare la quantità di spazio di storage per la nuova utenza. Per modificare questa impostazione, selezionare Change nella sezione Storage. Nella finestra di dialogo Storage Limit, è possibile indicare se si intende attribuire spazio illimitato o limitato di storage. L’impostazione riguarda solo gli utenti abilitati dopo la modifica dell’impostazione. Non modificare la quantità di memoria allocata agli utenti attualmente abilitati.

Sicurezza
Nella sezione Sicurezza, è possibile specificare:

  • Users can send external view links to anyone. Gli utenti possono inviare link a agli esterni all’organizzazione.
  • Users can send external view links to a few specific domains.Gli utenti possono inviare collegamenti a membri dei domini specificati.
  • Users cannot send external view links. Gli utenti non possono inviare link di visualizzazione a nessuno al di fuori dell’organizzazione.

Impostazioni per l’invito
Per le connected directory, non è possibile invitare nuovi utenti a unirsi alla propria directory. E’ permesso abilitare all’utilizzo di Amazon WorkDocs gli utenti già esistenti nella directory.

  • Users can enable new people from your directory by sharing files or folders with them. Gli utenti possono abilitare all’utilizzo di Amazon WorkDocs le persone esistenti nella directory condividendo con loro file o cartelle.
  • Only administrators can enable new users. Solo gli amministratori possono consentire agli utenti di utilizzare Amazon WorkDocs.

Utenti della connected directory
Nella sezione Manage Users per una connected directory, è possibile:

  1. Abilitare utenti
  2. Modificare utenti

a. Abilitare utenti
Per le connected directory, non si invitano nuovi utenti a unirsi alla propria directory, ma si abilitano gli utenti già presenti nella directory all’utilizzo di Amazon WorkDocs.

b.Edit Users
E’ possibile modificare un utente esistente selezionando l’icona a forma di matita posta accanto al nome dell’utente.
Nella finestra di dialogo Edit User, è possibile cambiare:

  • Status: lo stato attivo o inattivo dell’utente.
  • Role: Il ruolo dell’utente, user o administrator. E’ possibile eseguire l’upgrade o il downgrade di un utente a cui è assegnato un WorkSpace di Amazon WorkSpaces.
  • Storage. Limite di storage per un utente esistente.

Recupero e ritenzione file nel cestino

I file che sono stati cancellati da un utente vengono memorizzati nel cestino dell’utente per 30 giorni. Successivamente, i file vengono temporaneamente spostati in un raccoglitore di recupero per 60 giorni prima che siano eliminati definitivamente.

Lo scomparto di recupero è visibile solo agli amministratori. Modificando la politica di conservazione dei dati a livello di sito, gli amministratori del sito possono modificare il periodo di conservazione del cestino di recupero, fino a un massimo di 365 giorni. I file vengono eliminati definitivamente alla fine del periodo di conservazione.

Per modificare il periodo di conservazione del cestino di recupero

  1. Aprire il WorkDocs Administration Control Panel.
  2. Nella pagina di Recovery bin retention, selezionare Change.
  3. Inserire il numero di giorni per i quali i file devono essere conservati nello scomparto di recupero e selezionare Save.

Nota
Il periodo di conservazione predefinito è di 60 giorni e può essere modificato in 0-365 giorni.

Per ripristinare il file di un utente

  1. Aprire WorkDocs Administration Control Panel.
  2. Nella pagina Administration Control Panel, selezionare Manage Users.
  3. Per visualizzare i file recuperabili per un utente specifico, selezionare l’icona della cartella per quell’utente.
  4. Sotto Recovery bin, selezionare un qualsiasi file dell’utente che intendi ripristinare.
  5. Nella pagina Restore file, selezionare il percorso per ripristinare il file e scegliere Restore.

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