Amazon Workdocs – Archivia e Condividi documenti

Amazon Workdocs – Archivia e Condividi documenti

Amazon WorkDocs, è il servizio in cloud di AWS che permette, ad Organizzazioni grandi e piccole, di accedere ad una piattaforma collaborativa e sicura.

Con Amazon WorkDocs, tutti i file sono memorizzati in un solo servizio. Gli utenti possono condividerli tra loro o on utenti esterni (guest), fornire feedback e accedere a WorkDocs da qualsiasi dispositivo. Il servizio crittografa i dati inattivi e in transito e offre controlli di gestione avanzati, integrazione con active directory e visibilità quasi in tempo reale su file e operazioni degli utenti. Amazon WorkDocs integra le funzionalità di archiviazione offerte da Amazon S3.

Il kit SDK WorkDocs permette di avvalersi degli strumenti di AWS già noti per integrare WorkDocs con altri prodotti e servizi AWS, soluzioni esistenti, applicazioni di terze parti o applicazioni aziendali. Non è più necessario preoccuparsi di distribuire aggiornamenti o patch, mentre per ricalibrare le risorse in base a numero di utenti e storage necessario bastano pochi clic. Le tariffe di WorkDocs sono contenute e a consumo, basate su numero di utenti e storage; non sarà addebitato alcun costo per le chiamate API.

Caratteristiche principali di Amazon WorkDocs:

  • Amazon WorkDocs fornisce un client Web e applicazioni mobili su iOS, Android e Fire Tablet in modo da poter accedere ai file e collaborare da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento. Il client Web consente di visualizzare e editare e inserire commenti per oltre 35 tipi di file, cercare file, inserirli tra i più visti/preferiti e visualizzare il feed delle attività. Inoltre è possibile editare i file utilizzando il versioning; è possibile aprire i file Microsoft Office, .pdf e .txt utilizzando le applicazioni predefinite sul proprio computer e salvare automaticamente le modifiche su Amazon WorkDocs con l’applicazione Compaion WorkDocs (scaricabile gratuitamente per Mac e Windows).

editing collaborativo workdocs aws cloud

  • Il client di sincronizzazione Amazon WorkDocs permette di designare una cartella sul computer sincronizzata con WorkDocs. Qualsiasi file aggiunto alla cartella verrà automaticamente caricato su WorkDocs tramite una connessione crittografata e sincronizzato su altri dispositivi. E’ possibile scegliere quali file e cartelle sono sincronizzati sul computer usando il client di sincronizzazione.
  • I file possono essere con chiunque utilizzando un link condivisibile, invitarlo a contribuire e richiedergli feedback. Quando si crea un collegamento, si decide se il collegamento è pubblico, o solo accessibile ad alcuni utenti, e si può impostare una data di scadenza ed una password. E’ possibile invitare utenti al di fuori dell’ organizzazione; questo utente dovrà creare un account guest al primo accesso a WorkDocs. Non ci sono costi per gli utenti ospiti e possono solo visualizzare i file designati. Gli utenti possono essere invitati come comproprietari, contributori o spettatori. È inoltre possibile richiedere feedback con un messaggio personale e impostare una scadenza. Le richieste di feedback in sospeso vengono visualizzate in WorkDocs come fuori controllo o in attesa di feedback. Il proprietario del file controlla chi può visualizzare il feedback e modificare il file. È possibile disabilitare i collegamenti e rimuovere i contributori in qualsiasi momento. Sono previste le notifiche via e-mail quando vengono aggiornati i file, sono inseriti feedback, menzionati altri utenti con @nomeutente. È possibile visualizzare la condivisione e l’attività del file nel feed attività.

Workdocs aws cloud feed activity

  • È possibile bloccare i file, disabilitare il feedback e disabilitare il download e la stampa dei file. Il blocco di un file mentre si effettuano le modifiche garantisce che le modifiche non vengano sovrascritte da altri ed elimina la necessità di coordinare le modifiche. È possibile richiedere che un file sia sbloccato e Amazon WorkDocs invierà una notifica al proprietario e ai comproprietari del file. È possibile disabilitare il feedback sui file sui quali si sta lavorando e disabilitare il download e la stampa dei file per assicurarsi che rimangano su WorkDocs.
  • Il Feed attività Amazon WorkDocs consente di cercare e selezionare le versioni e modifiche per file, cartelle o nome utente quasi in tempo reale, inoltre è possibile utilizzare più opzioni per filtrare i risultati. Gli amministratori possono utilizzare il feed delle attività per tenere traccia delle azioni a livello di sito e gli utenti possono facilmente tenere traccia di ciò che sta accadendo con i loro file. Utilizzando l’SDK WorkDocs, è possibile integrare il feed attività con le soluzioni di analisi per creare il monitoraggio in tempo reale degli utenti e dei file di WorkDocs.
  • Il Feed attività Amazon WorkDocs consente di cercare le azioni per file, cartelle o nome utente quasi in tempo reale e utilizzare più opzioni per filtrare i risultati.  Utilizzando l’SDK WorkDocs, è possibile integrare il feed attività con le soluzioni di analisi per creare il monitoraggio in tempo reale degli utenti e dei file di WorkDocs.

cartelle file workdocs aws cloud

  • Con Amazon WorkDocs Drive, tutti i file sono disponibili in Windows File Explorer su richiesta e non vengono memorizzati localmente.

I vantaggi di Amazon WorkDocs

  1. SICUREZZA E CONFORMITÀ
    Amazon WorkDocs permette di proteggere i file da minacce sia interne sia esterne senza sacrificare la conformità alle normative.
  2. COLLABORAZIONE E CONDIVISIONE AVANZATE
    Con Amazon WorkDocs, le funzioni di collaborazione sono accentrate in un unico servizio, perciò gli utenti non dovranno più preoccuparsi di tenere traccia delle e-mail, degli appunti presi durante le riunioni o delle diverse versioni di un file.
  3. ACCESSO DA QUALSIASI DISPOSITIVO
    Gli utenti potranno accedere a tutti i loro file in Amazon WorkDocs da qualsiasi dispositivo, sia online sia offline.
  4. AMMINISTRAZIONE AVANZATA
    Con Amazon WorkDocs le funzioni di amministrazione più avanzate sono semplici da utilizzare grazie alla console di gestione, che può essere gestita in modo programmatico tramite apposite API.
  5. INTEGRAZIONE SEMPLIFICATA
    Grazie alle API espandibili, il kit SDK Amazon WorkDocs libera dalla pressione di dover integrare caratteristiche di collaborazione e gestione di file in soluzioni e applicazioni esistenti.
  6. COSTI RIDOTTI
    Le tariffe di Amazon WorkDocs sono a consumo; saranno addebitati esclusivamente i costi degli account utente attivi e dello storage effettivamente in uso.

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